Отдел документационного обеспечения управления

Телефоны

Начальник отдела Петрова Ольга Валерьевна 1045 (внутр.)

ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

1. Основными целями отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2. Отдел решает следующие задачи:
2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования; организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
2.3. Сокращение документооборота.
2.4. Унификация форм документов.
2.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в Бюджетном учреждении, его структурных подразделениях.
2.6. Внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

1. Основными функциями отдела являются формирование и совершенствование системы делопроизводства в Бюджетном учреждении.
2. Соблюдение установленного действующими нормативно-правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота.
К основным функциям отдела относятся:
3. Технологические функции:
3.1. Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов.
3.2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
3.3. Ведение информационно-справочной работы по документам Бюджетного учреждения.
3.3.4. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере).
3.3.5. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов.
3.3.6. Разработка и проектирование бланков документов.
3.3.7. Подготовка документов к отправке.
3.4. Организационные функции:
3.4.1. Подготовка к докладу руководству поступающих документов.
3.4.2. Организация своевременного рассмотрения документов руководством Бюджетного учреждения.
3.4.3. Регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок.
3.4.4. Организация хранения документов в структурных подразделениях.
3.4.5. Организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями БУ «Госистархива» Чувашской Республики Минкультуры Чувашии.
3.4.6. Повышение квалификации работников отдела.
3.4.7. Организация рабочих мест работников отдела, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников отдела.
3.4.8. Организация делопроизводства по обращениям граждан;
3.4.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями Бюджетного учреждения) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
3.5. Контрольные функции:
3.5.1. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (исходящие и внутренние документы).
3.5.2. Контроль за сроками исполнения документов.
3.5.3. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях Бюджетного учреждения дел, подлежащих сдаче в архив.
3.5.4. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.5.5. Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5.6. Обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.6. Методические функции:
3.6.1. Разработка номенклатуры дел Бюджетного учреждения, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства Бюджетного учреждения.
3.6.2. Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела.